Сличительная ведомость – документ, при помощи которого можно сверить данные инвентаризации с результатами бухгалтерского отчета и выявить существующие недостатки или излишки.
Для чего она нужна?
Документ нужен для того, чтобы четко контролировать процесс расхода товаров, продуктов или имущества фирмы и выявлять есть ли фактические отклонения от некоторых данных бухгалтерского учета. Итоговая цель - выявить ошибки, хищения, недостачи, махинации и проверить добросовестность и честность работников.
Кто и как должен составлять?
Ведомость составляет работник бухгалтерии и члены комиссии, проводящие инвентаризацию. Например, в ресторане, в составе комиссии могут присутствовать директор, технолог (или шеф-повар), бухгалтер.
Есть типовые бланки (унифицированные ИНВ-18 и 19), бухгалтер по итогам всех проверок их должен тщательно заполнить. Первая форма должна быть заполнена после проверки данных по основным средствам, а информацию во второй бланк нужно вносить уже после инвентаризации. Требуется составить два экземпляра документа. Первый бланк должен остаться в бухгалтерии, второй необходимо передать материально ответственному за имущество лицу.
Как ведомость заполнить?
Это таблица данных. Для начала нужно внести информацию о компании и основании инвентаризации. Указать сроки ее проведения и контакты участников проверки. Затем в каждую строку вносится информация об объектах инвентаризации, с указанием их кратких характеристик и количества (по документам и по факту). В результате можно увидеть, какие есть отклонения и в какую сторону. Все информацию внести и сделать расчеты можно в специализированных компьютерных программах.
Советы по заполнению
Чтобы сличительная ведомость получалась без минусов, нужен жесткий контроль, проверки работы персонала и регулярные инвентаризационные мероприятия.
При заполнении этого документа следует заострить внимание на достоверности всех данных, учесть переоценку товаров и другие детали.
При сопоставлении данных важно не забыть про существование стандартов естественной убыли товаров (овощи усыхают, мука берётся % на подпыл и т.д.). Недостачу, не выходящую за рамки стандарта, проводят: дебет – 20, 44, а кредит – 94.
Если при проверке выявились продукты и товары, которые в бухгалтерском отчете не указаны, то провести лучше: дебет – 10, 41 и кредит – 91-1.
Когда же, наоборот, обнаружилось, что чего-то не хватает, то провести правильнее: дебет – 94, а кредит – 10, 41.